Zásady slušného chování je nutné dodržovat i během e-mailové komunikace, podobně jako v té osobní či telefonické. Správně napsaný e-mail dokáže třeba nám i příjemci ulehčit práci s opakovaným vysvětlováním obsahu.

Úroveň psaní e-mailových zpráv se odvíjí od etikety obecně. Proto dříve, než se pustíte do psaní e-mailu, uvědomte si:

• komu píšete,
• co chcete sdělit,
• jaký vztah máte k adresátovi.

Je totiž důležité rozpoznat odlehčenější tón, se kterým budete odepisovat kamarádovi, a formální zprávu určenou pro nadřízeného. 

Co do předmětu?

Předmět e-mailu je určený pro stručné shrnutí toho, čeho se e-mail týká. Je to první předpoklad dobře napsaného e-mailu. Představte si, že dostáváte denně několik stovek e-mailů a jen pouze na předmětu závisí jejich zpracování. 

Do pole proto nepište žádné dlouhé slohy, ale zároveň ho nikdy nenechávejte prázdný. Příjemce by se měl skrze předmět vždy efektivně dozvědět, o čem je obsah e-mailu. 

Pozdrav v mailu pomáhá

Ať píšete kamarádovi nebo kolegovi z práce, vždy je vhodné dotyčného pozdravit. Stejně tak pokud si s dotyčným píšete poprvé, je slušné uvést své jméno a další doplňující informace na konci e-mailu. Ve formální komunikaci to bývá zpravidla telefonní kontakt nebo poštovní adresa. U soukromých zpráv si vystačíte i se jménem nebo přezdívkou, pod kterou vás příjemce zná.

TLDR v akci

Text samotného e-mailu by měl být stručný a jasný. Pokud potřebujete napsat adresátovi důležité sdělení, vyhněte se zbytečným podrobnostem, které by ho akorát od informace odvedly. Může se taky stát, že místo očekávané odpovědi na vaši otázku dostanete pouze e-mail se zkratkou “TLDR”. Příjemce pravděpodobně viděl, jak dlouhá je vaše zpráva a rozhodl se místo čtení odpovědět: “Too Long, Didn’t Read”, což se dá přeložit jako “příliš dlouhé, nečetl/a jsem”. 

Vám tak nezbývá nic jiného, než svůj e-mail znovu projít a vymazat nepotřebné informace.

Smajlíci v e-mailu?

Ano. A proč ne? Jen musíte brát ohled na vztah, který máte s příjemcem. 

Pokud zprávu posíláte známému, dokážou smajlíci dokonce pomoci třeba k lepšímu pochopení smyslu e-mailu. Pokud ale píšete svému nadřízenému, raději se emotikon vyhněte.

A co přílohy?

Pokud chcete do e-mailu přiložit soubor, zkontrolujte, aby jeho velikost nebyla příliš vysoká. Při posílání například fotky z rodinné oslavy, využijte raději službu jako Dropbox nebo Úschovna. Takové služby nezahltí schránku příjemci.

Hlavně pozor na odkazy

Dostali jste někdy e-mail, který s sebou nesl příliš děsivou zprávu, nebo naopak příliš skvělou? Mohli jste třeba vyhrát 100 000 000 Kč, nebo se vám někdo údajně dostal na bankovní účet a vy jste vyzíváni ke změně hesla skrze odkaz v e-mailu. 

Během čtení takových zpráv zbystřete, ale zachovejte chladnou hlavu. Z velké části se jedná pouze o nechtěné e-maily s odkazy na škodlivé stránky, které vám budou chtít ukradnout hesla, uživatelský jména a další informace. 

Pokud nekliknete na odkaz nebo tlačítko a nevyplníte své přihlašovací údaje, nemusíte se bát. Jestliže byste i tak měli obavy, svým zákazníkům nabízíme WIA Bezpečný internet blokující veškeré weby, které by vám mohly uškodit. 

WIA Bezpečný internet získáte zdarma k našemu internetu na doma.